¿Cómo comunicar efectivamente cuando trabajas de manera remota?
Lo siguiente son mis apuntes de la entrevista a Wayne Turmel, co-founder del Remote Leadership Institute para Peoplebox.
¿La dinámica de comunicación ha cambiado?
De alguna manera ha cambiado. Pero no en todo. Enviamos el mensaje, esperamos que el mensaje haya sido recibido, interpretado y que la gente tome acción. Aún necesitamos asegurarnos de que la comunicación sea en ambos sentidos. Lo que ha cambiado son las herramientas que usamos para comunicarnos. El mindset es el mismo de siempre, el outcome es el mismo de siempre. Lo que necesitamos cambiar es lo que va en medio. Necesitamos ser más conscientes de que lo hacemos, mediamos y mitigamos con la tecnología.
La primera regla es: “piensa lo que necesitas hacer como líder o como equipo y luego piensa un poco en cómo es que lo vas a hacer”.
La primera regla es: “piensa lo que necesitas hacer como líder o como equipo y luego piensa un poco en cómo es que lo vas a hacer”.
¿Piensas que la comunicación remota ha distorsionado el ritmo normal de las conversaciones o la ha humanizado?
Ha cambiado. La tecnología hace que podamos tener conversaciones con personas que están del otro lado del mundo, en otra zona horaria.
Recordemos que nosotros queremos que nuestro mensaje haya sido recibido, interpretado, pero resulta que con el email no sabes si es que dicho mensaje fue recibido y tampoco sabes cómo fue interpretado. Dado que la mayoría de comunicaciones se da mediante email, slack, otros mensajes de texto,… necesitamos ser mas conscientes de que ciertas herramientas hacen muy bien el trabajo para la cual fueron diseñadas. No debemos usar un medio de comunicación solo porque es de nuestra preferencia.
No debemos usar un medio de comunicación solo porque es de nuestra preferencia.
Además, recordemos que nosotros trabajamos mejor con gente que conocemos, que nos agrada y en la que podemos confiar. Uno de los primeros pasos para confiar en una persona es que nos muestre su rostro.
Con respecto al llamado Zoom Fatigue, ¿cuándo es demasiado?
El ser humano hasta ahora no ha encontrado una tecnología que no haya sido capaz de arruinar. Tan pronto como alguien inventa el fuego, llega otro que le incendia la casa al vecino. Cada herramienta de comunicación tiene consecuencias no deseadas. Hay personas que necesitan estar con la webcam prendida en cada reunión, todo el tiempo. La Zoom Fatigue es real. Estar sentado mirando 12 caras diferentes, tratar de no parecer como si no estuvieras prestando atención y estar vigilante de lo que la gente ve es muy agotador. Necesitamos ser conscientes de cuando es el momento adecuado para usar una herramienta y cuando no lo es.
Si estamos en una reunión con 20 personas no necesitamos 20 webcams prendidas. Solo las personas que están activas en la conversación deberían tenerlas prendidas.
Conversaciones one-on-one son reuniones ideales para tener la webcam prendida. Esas reuniones one-on-one, ¿deberían ser de una hora de duración o deberían ser 2 sesiones de 30 minutos cada una? La comunicación corta y más frecuente parece funcionar mejor. Mientras que tener reuniones largas donde todos hablan de todo tienden a ser agotadoras.
La comunicación corta y más frecuente parece funcionar mejor
Pero no perdamos de vista a los siguientes 3 tipos de personas:
- Las que prefieren que las dejen solas.
- Las que prefieren que las dejen solas, pero no deberían estarlo.
- Las que quieren y necesitan estar en constante comunicación.
Si la política de la empresa es “solo vamos a comunicarnos esta cantidad”, en promedio puede que funcione pero todos tenemos nuestro propio estilo de trabajo, de comunicación y diferentes necesidades. Además, si se les impone a los trabajadores dicha política sin consultar, estaríamos creando problemas innecesarios. Un buen ejemplo es que los managers tienden a pasar tiempo con el niño problema. “¡Pero claro, como al otro le va bien, solo me reuniré una vez a la semana con él!” Pero este puede estar pensando “y yo, ¿cuándo recibiré atención?, ¿cuándo recibiré coaching?” Entonces, al incurrir en este caso, es muy posible que estemos dejando minas que vamos a pisar a futuro.
¿Qué tan importantes son las reuniones one-on-one?
Son críticas. Simplemente lo son. Y no importa si es que estás construyendo pirámides o paquetes de software. Debido a que no todos están dispuestos a compartir en una reunión de equipo. Lo que pasa es que muchos asumen que la herramienta les va a solucionar todo cuando no se tiene una herramienta que sea 100% correcta para cada situación. Necesitas un espectro de herramientas de comunicación en tu kit. Estas van desde ir por un café juntos hasta usar el email. Tenemos que entender cuál es el propósito de esta comunicación, qué tan importante es saber que fue recibida y que entendieron y que lo interpretaron correctamente.
Las reuniones de equipo también son importantes. A veces quieres que la comunicación sea entre los miembros del equipo y no solo con el manager.
¿Las virtual meetups y happy hours ayudan?
Si lo que intentas formar es un verdadero equipo, sí. Tener un conjunto de personas que reportan a un mismo manager no es un equipo. Un equipo es cuando cada miembro colabora con el otro y se cumple que la suma de las partes es mayor que las partes individuales. Es importante tener esas reuniones para hablar, no solo del trabajo, sino de la familia, etc.
Tener un conjunto de personas que reportan a un mismo manager no es un equipo
La trampa en que caen los managers es que quieren tratar a todos de la misma manera cuando en realidad lo que deberían hacer es tratar a todos por igual. Así que para generar el mismo nivel de confianza, el mismo nivel de información algunas personas necesitan mucha comunicación, otras necesitan menos. Algunas necesitan reuniones cara a cara, otras necesitan hacer tracking utilizando alguna especie de reporte.
¿Comunicación síncrona o asíncrona?
Hay un meme que dice “he sobrevivido a otra reunión que pudo haber sido un email”. Adivina que es lo que pasa cuando no lees tu email, ¡te invitan a una reunión!
Cuando hablamos de conversaciones que no requieren una reunión, tenemos distintos canales para ciertos temas que permiten a las personas, donde sea que se encuentren y en la zona horaria en la que se encuentren, agregar valor a la conversación porque les da tiempo para reunir la información que necesitan.
Asíncrono es crítico, pero hay que tener un balance. A veces puedes estar en un hilo en slack que parece no llegar a nada y necesitas una reunión para poder terminarlo. ¡Hay una razón por la que Slack se integra con Zoom! Ojo que para llamar a una reunión no tienes que ser el manager.
Top 3 de consejos para managers
- Como líder, como comunicador, entiende qué es lo que intentas conseguir y luego aplica la herramienta adecuada para esa tarea. Sé consciente de lo que usas. A pesar de que tengas que mantener una conversación que es algo incómoda, tienes que usar la herramienta apropiada.
- Tenemos que volvernos buenos usando las herramientas. 80% de las personas utilizan solo el 20% de las funcionalidades. El factor más importante para la adopción de una herramienta en el equipo es “¿mi manager la utiliza?” Así que si aún te resistes a usar Sharepoint o si aún adjuntas documentos en lugar de subirlos a un Drive, ¿por qué te sorprendes de que la gente no utilice el disco compartido?
- Al inicio, trata de abogar por la comunicación en ambos sentidos. Un correo en sí mismo no es comunicación, es transferencia de datos. ¿El destinatario recibió el mensaje? ¿El destinatario entendió el mensaje? ¿El destinatario va a tomar alguna acción? ¿El destinatario se incomodó a causa del mensaje? Muchas veces los managers envían una comunicación y terminan diciendo “si tienen alguna pregunta, déjenmelo saber”. ¿Crees que tu equipo te tiene confianza como para ir hacia ti con esas preguntas? ¿O ellos trataron de avanzar asumiendo cosas? Los managers necesitan incluir el mecanismo de feedback. Si envían un mensaje, tienen que hacer el seguimiento correspondiente. Utilizar una lista de items de seguimiento en los one-on-ones, mostrarlo en los calendarios compartidos para que la otra persona pueda ir preparando sus preguntas. Y no olvidemos que es importante fomentar el clima de seguridad psicológica para que ningún miembro del equipo sienta que va a hacer preguntas y que luego será visto como un tonto o que el manager no va a tratarlo como ser inferior porque no pudo entender el mensaje brillante y bien elaborado.
Mis comentarios
Estoy a favor del trabajo remoto por n razones. Estos consejos del especialista son algo que recomiendo tener presente a la hora de mostrarnos en nuestros entornos de trabajo remoto.
Debo admitir que esta entrevista ha escalado a mis favoritas en la materia, debido a que muchos managers caen en la trampa de no prestarle atención a quien la necesita, imponen la cantidad y frecuencia de reuniones de equipo y además casi siempre terminan con el clásico “si tienen alguna pregunta, déjenmelo saber” o “mis puertas están abiertas” cuando en realidad no se toman el trabajo de crear un ambiente de seguridad psicológica para cada miembro del equipo. Como líderes, debemos tener cuidado de no dejar esas minas.
¡Gracias por leer!
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